Административное управление

Основные задачи Управления:

Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному, административно-хозяйственному и материально-техническому обеспечению деятельности Учреждения.

Основные функции Управления:

— Обеспечение функционирования единой системы работы с документами в Учреждении.

— Прием, обработка, распределение, учет и регистрация поступившей корреспонденции.

— Подготовка, регистрация и отправка исходящей корреспонденции почтовой, электронной или иной связью.

— Формирование электронной базы поступающей и исходящей корреспонденции.

— Формирование сводной номенклатуры дел.

— Организация экспертизы документов, созданных в результате деятельности Учреждения, комплектование дел и передача их на архивное хранение.

— Методическое руководство и информационно-справочное обеспечение структурных подразделений центрального аппарата и филиалов Учреждения по вопросам документационного обеспечения и системы электронного документооборота.

— Комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, подготовленных в процессе деятельности Учреждения.

— Планирование  расходов, связанных с материально-техническим обеспечением Учреждения на текущий и плановый период.

— Приобретение, учет и обеспечение хранения материальных ценностей для  нужд Учреждения.

— Организация размещения работников Учреждения.

— Организация обеспечения автотранспортом Учреждения.

— Участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

— Организация текущего ремонта, устранение поломок и неисправностей в коммунальном хозяйстве.

— Подготовка предложений по разработке и разработка локальных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов и методических рекомендаций по вопросам документационного, материально-технического и иного обеспечения  деятельности центрального аппарата и филиалов Учреждения.

— Участие в организации и проведении семинаров, выставок и других мероприятий.

— Организация пропускного режима работников и посетителей Учреждения.

— Обеспечение проездными билетами, заказ и бронирование гостиничных номеров для командированных работников.

Основные итоги деятельности Административного управления в 2010 году:

— Развернута корпоративная информационная сеть , включающая 24 филиала.

— Организована единая корпоративная телефонная сеть, включающая 25 АТС, подключено более 500 абонентов.

— Осуществлен монтаж закупленного ИТ оборудования, установлено и настроено программное обеспечение:

— Организован контролируемый доступ в Internet;

— Установлены и настроены 11 физических и 16 виртуальных серверов, 151 рабочая станция в центральном аппарате, 48 физических серверов и 530 рабочих станций в филиалах, настроены и подключены более 200 сетевых и локальных принтеров и многофункциональных устройств;

— Организована и поддерживается корпоративная электронная почта;

— Организованы защищенные каналы связи между филиалами и ЦА;

— Внедрены системы антивирусной защиты корпоративной сети и система резервного копирования информации.

— Внедрена и успешно функционирует корпоративная система электронного документооборота, объединяющая центральный аппарат и 24 филиала. За 2010 год обработано 26530 экземпляров документов, в том числе:

— Зарегистрировано 9859 экз. входящих  и 13552 экз. исходящих документов;

— Зарегистрировано 2668 экз. внутренних документов;

— Оформлено 195 приказов по деятельности Учреждения и 256 приказов по деятельности филиалов.

- Организован прием, хранение, учет и выдача материальных средств, а также контроль наличия и качественного состояния материальных средств.

-  Обеспечено автотранспортное обслуживание Учреждения.

-  Филиалы обеспечены дополнительным автотранспортом – закуплено дополнительно 37 единиц.

-  Организована аренда нежилых помещений для  размещения работников Учреждения.

-  Закуплено и установлено более ста рабочих мест (мебель).

-  Налажена работа по бесперебойному  материально-техническому обеспечению работников Учреждения.

- Своевременно обеспечены заказ и бронирование гостиниц, проездных билетов для командированных работников Учреждения.

Основные задачи деятельности Административного управления в 2011 году:

- Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному, административному и материально-техническому  обеспечению деятельности Учреждения:

- Обеспечение единого порядка работы с документами. Подготовка документов к передаче и организация архивного хранения документов.

- Полная и своевременная обработка документов, формирование электронной базы управленческой деятельности Учреждения.

- Административно-хозяйственное, материально-техническое обеспечение работников Учреждения.

- Обеспечение приема, хранения, учета и выдачи товарно-материальных ценностей; контроль наличия и качественного состояния материальных ценностей.

- Проведение инвентаризации материальных, технических средств и мебели в подразделениях и на складе.

- Организация замены печатей и штампов, разработка бланков Учреждения.

- Обеспечение нежилыми офисными помещениями для  размещения работников Учреждения; обслуживание офисных помещений, своевременное выявление и устранение неисправностей в системах жизнеобеспечения офисных помещений.

- Организация обеспечения транспортным обслуживанием

- Обеспечение проездными билетами, заказ и бронирование гостиничных номеров для командированных работников Учреждения.

 Начальник Управления – Комлев Константин Борисович

Тел. 785−03−34, доб. 0034